امروزه با پیشرفت فناوری اطلاعات، شرکتها و سازمانها رفته رفته از روشهای سنتی به سمت خدمات الکترونیک حرکت می‌کنند. برای صرفه جویی در زمان و هزینه، دیگر نامه نگاریهای داخل شبکه و حتی خارج شبکه عمدتا به صورت الکترونیکی صورت میگیرد. در این حوضه یکی از مهمترین سرویسهای ارائه شده، ایمیل سرور است که بسیاری از مشکلات را از دوش مدیران و کارکنان سازمان برداشته و نظم و ترتیب خاصی به فرایندها و چرخه انجام عملیات‌های سازمانی خواهد بخشید.

مزایای استفاده از ایمیل سرور:

•    صرفه جویی در هزینه: کاهش هزینه ناشی از خرید کاغذ، بایگانی و جست و جو
•    صرفه جویی در زمان: نامه های الکترونیک به صورت آنی به مخاطب شما خواهد رسید و زمان کارکنان سازمان جهت جابجایی نامه ها بیهوده تلف نخواهد شد.
•    ارسال و دریافت نامه‌ها، درخواست ملاقات، درخواست استفاده از تجهیزات و …
•    تعریف قوانین کنترلی و سطوح دسترسی کاربران
•    گروه بندی کارکنان و اعمال مدیریت برروی ارسال و دریافت آنها
•    اعمال فیلترینگ جهت ارسال و دریافت ایمیل
•    امکان ارسال نمونه نامه به مدیر هر فرد یا بخش بدون اطلاع آنها جهت کنترل ارسال و دریافت
•    امکان استفاده آفلاین در صورت قطع بودن اینترنت و برقراری ارتباط داخلی بین کارکنان
•    اعمال محدودیت حجمی یا تعدادی جهت ارسال ایمیل
•    امکان دریافت فکس برروی ایمیل: شما میتوانید فکس خود را به شبکه متصل کرده و تمامی فکسها را به صورت خودکار برروی ایمیل خود مشاهده کنید.
•    تهیه بایگانی و آرشیو از ایمیل‌های موجود به صورت خودکار
•    ثبت زمان و تاریخ ارسال، دریافت، مشاهده و پاسخ هر ایمیل در سیستم
•    امکان ارتباط با ایمیل‌های محیط اینترنت مانند یاهو، جیمیل، اَوتلوک و … و حتی درصورت ثبت دامین امکان ارائه سرویس ایمیل برروی نام دامنه سازمان
•    امکان ایجاد پوشه برای اشتراک گذاری فایل برروی بستر ایمیل سرور
•    هماهنگی با کاربر ویندوزی و اکتیو در صورت استفاده از Exchange Server
•    برنامه ریزی و رزرو ملاقات و جلسات
•    امکان استفاده از موبایل جهت کنترل ایمیل‌ها
یکی از قویترین ایمیل سرورهای موجود در دنیا، Microsoft Exchange Server می باشد که در حال حاضر نسخه ۲۰۱۳ آن به بازار عرضه گردیده است.